Gestire un’agenzia di comunicazione significa coordinare contenuti, richieste commerciali, clienti, collaboratori, scadenze, progetti e risorse economiche. Quando queste informazioni sono distribuite tra fogli di calcolo, email, calendari e applicazioni differenti, anche le operazioni più semplici possono diventare frammentate.
Per rispondere a questa esigenza, Alpi Agency ha progettato e sviluppato un sistema proprietario che riunisce in un’unica piattaforma la gestione del sito web e le principali attività operative dell’agenzia.
Il progetto combina un CMS per la pubblicazione dei contenuti con un CRM dedicato alla gestione commerciale, organizzativa ed economica.
Un CMS progettato intorno alle esigenze dell’agenzia
Il CMS consente al team di Alpi Agency di aggiornare il sito senza intervenire direttamente sul codice. Attraverso la dashboard è possibile creare e gestire pagine, articoli, categorie editoriali, immagini in evidenza, contenuti multimediali, metadati SEO, stato e data di pubblicazione.
L’editor permette di inserire testi, titoli, elenchi, collegamenti e immagini all’interno degli articoli. I contenuti pubblicati vengono automaticamente resi disponibili sul sito e inseriti nelle sezioni dedicate agli Appunti Professionali.
Ogni articolo può essere associato a un’immagine in evidenza, utilizzata sia nelle pagine del sito sia nelle anteprime generate durante la condivisione sui social network e sulle applicazioni di messaggistica.
Una libreria media centralizzata
Le immagini caricate negli articoli vengono registrate nella libreria media del CMS. Questo permette di avere un archivio centralizzato delle risorse utilizzate nel sito, evitando di distribuire fotografie e materiali grafici tra cartelle e strumenti differenti.
La gestione media consente di caricare nuove immagini, visualizzare le anteprime, individuare i file utilizzati negli articoli e mantenere organizzato l’archivio del sito.
Dal modulo di contatto al CRM
Le richieste inviate attraverso il modulo di contatto del sito entrano direttamente nel sistema commerciale. Ogni lead viene registrato nel database e genera una notifica destinata al team. In questo modo, la richiesta non rimane confinata nella casella di posta, ma diventa un contatto organizzato e gestibile.
Il CRM consente inoltre di aggiungere manualmente aziende, professionisti e potenziali clienti acquisiti attraverso telefono, incontri, eventi, segnalazioni o altri canali.
Per ogni contatto è possibile conservare informazioni come:
dati anagrafici e azienda di riferimento;
recapiti e fonte di acquisizione;
servizio richiesto e stato commerciale;
priorità, note e attività svolte;
consenso al trattamento dei dati.
L’obiettivo è costruire una memoria commerciale condivisa, consultabile dalle persone autorizzate e non dipendente dalle informazioni personali di un singolo collaboratore.
Una pipeline commerciale organizzata
Il sistema permette di seguire l’evoluzione di ogni opportunità, dal primo contatto fino alla trasformazione in cliente. I contatti possono essere classificati in base alla fase commerciale:
nuovo contatto;
qualificazione;
primo confronto;
analisi delle esigenze;
proposta inviata;
trattativa;
cliente acquisito;
opportunità sospesa o non conclusa.
Questa struttura consente di capire quali richieste richiedono attenzione, quali preventivi devono essere seguiti e quali opportunità sono più vicine alla conclusione.
Gestione dei servizi e dei progetti
Quando un’opportunità diventa un incarico, il contatto può essere collegato a uno o più progetti. Ogni progetto viene organizzato in relazione ai servizi offerti da Alpi Agency: strategia, branding, siti web, piattaforme digitali, social media, contenuti, campagne pubblicitarie, eventi, formazione, intelligenza artificiale e automazioni.
Il progetto diventa il punto centrale nel quale raccogliere cliente, attività, scadenze, collaboratori e informazioni economiche.
Gruppi di lavoro e collaboratori
La piattaforma permette di organizzare gruppi di lavoro dedicati ai diversi progetti. A ogni incarico possono essere assegnati collaboratori con competenze e responsabilità differenti.
Il sistema supporta la creazione dei gruppi, l’assegnazione delle persone, la definizione delle responsabilità, la gestione delle attività e il controllo delle scadenze. L’impostazione mantiene la flessibilità degli strumenti di organizzazione visuale, ma utilizza una struttura costruita specificamente per i processi di un’agenzia di comunicazione.
Calendario e gestione degli appuntamenti
Il CRM integra una vista calendario per organizzare appuntamenti, scadenze e attività. Il team può visualizzare call commerciali, riunioni di progetto, presentazioni, consegne, revisioni, pubblicazioni e follow-up.
La presenza di una vista centralizzata riduce il rischio di dimenticare un impegno e facilita il coordinamento tra le persone coinvolte.
Controllo economico dei progetti
Una parte importante della piattaforma è dedicata alla gestione economica. Per ogni progetto è possibile pianificare ricavi, costi e risorse necessarie, valutando non soltanto l’avanzamento operativo ma anche la sostenibilità dell’incarico.
La sezione economica permette di gestire budget, valore del progetto, costi previsti ed effettivi, compensi dei collaboratori, spese esterne, ricavi, margini e stato dei pagamenti.
Queste informazioni consentono di confrontare la pianificazione iniziale con il risultato reale e di individuare rapidamente eventuali scostamenti.
Un chatbot AI collegato al sistema
Sul sito pubblico è presente anche un assistente virtuale progettato per fornire informazioni sui servizi di Alpi Agency. Il chatbot utilizza una knowledge base gestibile dalla dashboard e può rispondere alle domande più frequenti relative all’agenzia, ai prodotti e alle modalità di collaborazione.
Quando una persona desidera richiedere un preventivo o parlare con il team, può utilizzare il modulo di contatto integrato nel chatbot. La richiesta viene registrata nel sistema commerciale, mantenendo continuità tra conversazione e gestione del lead.
Sicurezza e controllo degli accessi
La dashboard contiene informazioni editoriali, commerciali ed economiche che devono essere accessibili soltanto agli utenti autorizzati. Per questo motivo il sistema prevede misure dedicate alla protezione degli accessi, tra cui l’autenticazione a due fattori compatibile con Google Authenticator.
La piattaforma integra inoltre controlli sulla pubblicazione dei contenuti, sulla validazione dei dati e sulla gestione sicura dei file caricati. L’infrastruttura utilizza connessioni HTTPS, database MySQL e un ambiente di produzione configurato per proteggere applicazione e dati.
Una piattaforma costruita per evolvere
Il nuovo CMS e CRM di Alpi Agency non nasce come un prodotto statico. La struttura modulare permette di aggiungere progressivamente nuove funzionalità, automazioni e integrazioni.
Tra le evoluzioni possibili rientrano documenti e preventivi, portale riservato ai clienti, notifiche operative, integrazioni con calendari esterni, report commerciali avanzati e assistenza AI sui processi interni.
Tecnologia costruita intorno ai processi reali
Il valore di un gestionale non dipende dal numero di funzioni disponibili, ma dalla capacità di rendere il lavoro più chiaro. Il progetto sviluppato da Alpi Agency parte dai processi reali dell’agenzia: acquisire una richiesta, comprenderne le esigenze, preparare una proposta, organizzare il gruppo di lavoro, realizzare il progetto e controllarne il risultato.
Riunire queste fasi in un unico ambiente riduce la frammentazione delle informazioni e crea una base più solida per la collaborazione e la crescita.
Il CMS e CRM proprietario rappresenta quindi non soltanto uno strumento interno, ma anche un esempio concreto dell’approccio di Alpi Agency allo sviluppo digitale: analizzare un problema, progettare un processo e costruire una tecnologia realmente utile alle persone che dovranno utilizzarla.
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Alpi Agency progetta siti web, gestionali, CRM, applicazioni e soluzioni digitali costruite intorno alle esigenze specifiche di imprese, professionisti ed enti.
Partiamo dall’analisi dei processi per realizzare strumenti capaci di semplificare il lavoro, centralizzare le informazioni e supportare la crescita.
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